Die E-Rechnung ist Pflicht
E-Rechnungspflicht seit 1. Januar 2025
Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes erfolgte zum 1. Januar 2025 die Einführung der E-Rechnungspflicht für inländische Umsätze im Geschäftskundenbereich ("B2B"). Der Vorrang der Papierrechnung entfällt seit diesem Zeitpunkt. Als elektronische Rechnung gilt nun nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und gleichzeitig eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Demnach erfüllt eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung seit Anfang 2025 nicht mehr die Anforderungen an eine elektronische Rechnung.
Die obligatorische E-Rechnung betrifft dabei inländische Umsätze im zwischenunternehmerischen Bereich. Rechnungsempfänger müssen seit dem Stichtag 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung auch nicht mehr an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Für die Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen, gestaffelt bis Januar 2028. Demnach greift ab dem 01. Januar 2027 eine Versandpflicht für E-Rechnungen im Geschäftskundenbereich für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als € 800.000.
Im Rahmen unseres betriebswirtschaftlichen Beratungsangebotes unterstützen wir Sie gerne bei diesbezüglichen Fragestellungen.
Kostenfreie Anzeige-Software der Finanzverwaltung
Die Finanzverwaltung stellt ein kostenfreies Softwaretool zur Visualisierung von elektronischen Rechnungen zur Verfügung. Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung ist auf dem ELSTER-Portal freigeschaltet und unter der folgenden Internet-Adresse erreichbar:
Bitte beachten Sie dabei jedoch, dass dadurch lediglich der Inhalt der XML-Datei angezeigt und somit lesbar gemacht wird. Die Verpflichtung zur Weiterverarbeitung von E-Rechnung ist damit noch nicht erfüllt. Diese erfolgt in der Regel mit einer entsprechenden Büro- beziehungsweise Branchensoftware.
Verpflichtende E-Rechnung (XRechnung) bei öffentlichen Aufträgen des Bundes
Bereits seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge des Bundes in elektronischer Form vorzunehmen. In Deutschland ist dafür grundsätzlich das Format XRechnung zu verwenden. Eine XRechnung stellt Rechnungsinhalte ebenfalls in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar, enthält aber kein ergänzendes visuelles Format (beispielsweise in Form eines PDF-Dokuments).
Hinweise zur Erstellung beziehungsweise Einreichung einer XRechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) finden Sie in diesem Erklär-Video
Weitere Informationen zur E-Rechnung finden Sie auf der Internetseite der Bundesverwaltung
E-Rechnung und GoBD
Die Einführung der E-Rechnung ändert nichts an den grundsätzlichen Regeln zur Rechnungslegung. Es greift das Prinzip "was für Papier gilt, gilt ebenso für digitale Daten". Diese grundsätzlichen Regeln sind zusammengefasst in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD; bereits anzuwenden seit 1. Januar 2015). Darin enthalten sind unter anderem Kriterien und Richtlinien, die Unternehmer beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen, etwa zur Speicherung und Aufbewahrung von Rechnungen. Konkrete Anforderungen an die Rechnungslegung bestehen hinsichtlich
- Nachprüfbarkeit
- Zeitgerechter Erfassung
- Vollständigkeit und Richtigkeit
- Ordnung
- Unveränderbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
