Büro 4.0

Digitalisierung der Geschäftsprozesse - Lösungen für das Büro 4.0

Vernetzt, mobil, effizient und zeitsparend - das ist Unternehmensführung wie sie im Zeitalter der Digitalisierung sein kann. Die Kombination aus technischen und betriebswirtschaftlichen Anwendungen kann dabei helfen den Betrieb effizient und revisionssicher auszurichten, etwa in den Bereichen

• Digitale Buchhaltung / E-Rechnung
• Mobile Zeiterfassung
• Digitale Kassensysteme
• Büro- / Branchensoftware
• Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Im "Büro 4.0" der Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz können Handwerksbetriebe an den Standorten Schwandorf und Neumarkt selbst testen, welche Möglichkeiten die Digitalisierung für die Geschäftsprozesse eines Unternehmens bietet.

Digitale Buchhaltung

Die Buchhaltung ist durch entsprechende Softwarelösungen digitalisierbar. Für zahlreiche Steuerkanzleien ist dies inzwischen der Standard der Zusammenarbeit. Dazu hat die Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz die Software "DATEV Unternehmen online" in ihr Beratungsangebot aufgenommen. Deren Bestandteile sind

• Digitale(r) Belegempfang und -verwaltung
• Rechnungen schreiben (inklusive E-Rechnung)
• Rechnungen bezahlen (durch Anbindung an Online-Banking)
• Vorbereitung der Lohnabrechnung
• Austausch von Personalunterlag
• Auswertungen der Buchhaltung (zum Beispiel BWA)

Somit kann durch die Anwendung einer Buchhaltungssoftware die seit 01. Januar 2025 geltende E-Rechnungspflicht erfüllt werden. Ergänzende Informationen finden Sie auf unserer gesonderten Seite zu diesem Thema

Am Standort Neumarkt können sich Handwerksunternehmer kostenfrei über "DATEV Unternehmen Online" informieren.

Digitale Zeiterfassung

Durch eine Digitalisierung der Zeiterfassung lassen sich verschiedene Vorteile generieren, von der Reduzierung des Verwaltungsaufwands über eine Projekterfassung in Echtzeit bis zur Prävention vor Arbeitszeitbetrug. Die gesammelten Daten werden zudem unmittelbar für die Lohnabrechnung nutzbar gemacht und dienen als Nachweis im Rahmen der Verpflichtungen zur Arbeitszeiterfassung. Eine beispielhafte, kostenlose Testmöglichkeit finden Sie auf der Internetseite der Zeiterfassung Handwerksbetrieb

Digitale Kassenführung

Die Digitalisierung der Kassenführung ersetzt Vordrucke zur Dokumentation von Bargeldeinnahmen und -ausgaben.  Geschäftsvorfälle und Kassenbestand werden zeitsparend erfasst und übersichtlich dargestellt. Daraus resultiert ein tagesaktueller Überblick. Zudem wird eine revisionssichere Kassenführung gewährleistet, die seitens der Finanzverwaltung anerkannt wird.

Büro-/Branchensoftware

Durch den Einsatz einer Bürosoftware lässt sich die Angebots- und Rechnungserstellung leicht digital abwickeln und die Kundendaten verwalten. Wer mehr Funktionsumfang benötigt, der kann seine täglichen Geschäftsprozesse durch eine speziell auf das jeweilige Gewerk zugeschnittene Branchensoftware organisieren. Diese bündelt zusätzliche wichtige Funktionen wie z.B. die Kommunikation von Büro und Baustelle, die Projektverwaltung, die Nachkalkulation, die offenen Posten oder die Termin- und Einsatzplanung. Moderne Softwarelösungen automatisieren somit den Arbeitsalltag und stellen sicher, dass die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllt sind.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert die digitale Verwaltung aller wichtigen Unterlagen. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Projektunterlagen werden zentral gespeichert und sind durch die automatische Verschlagwortung jederzeit leicht auffindbar. Mobile Zugriffe ermöglichen es, Dokumente direkt auf der Baustelle abzurufen. Ein DMS unterstützt auch bei der Einhaltung gesetzlicher Pflichten wie revisionssicherer Archivierung. Die Kunden- und Projektdokumentation wird somit übersichtlicher und professioneller. Fehler durch veraltete oder doppelte Dateien werden vermieden.

Ansprechpartner

Jasmin Bockes

Digitalisierungskoordinatorin / Beratungsstelle für Innovation und Technologie (BIT)

Tel. 09431 885-321

Fax 09431 885285-321

jasmin.bockes--at--hwkno.de

Mario Göhring

Abteilungsleiter

Tel. 09181 2699-102

Fax 09181 2699-287102

mario.goehring--at--hwkno.de

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