Mit dem Jahr 2023 wird die Betriebsprüfung der Rentenversicherung verpflichtend elektronisch durchgeführtAnpassung der Beitragsverfahrensverordnung
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bietet die Rentenversicherung (DRV) zwar schon länger an, doch seit dem 1. Januar 2023 ist sie nun verpflichtend elektronisch durchzuführen.
In den Gemeinsamen Grundsätzen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung werden bundeseinheitlich die Art und der Umfang der Speicherung, die Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und für die Beitragsberechnung nach § 9 BVV festgelegt. Dort finden sich auch die Rahmenbedingungen für Arbeitgeber zur Führung der Entgeltunterlagen in elektronischer Form. Bereits seit dem 1. Januar 2022 sind die hierfür erforderlichen Unterlagen elektronisch bereitzuhalten. Allerdings wurden im Jahr 2022 Verstöße hinsichtlich nicht in elektronischer Form geführter Unterlagen noch nicht beanstandet. Welche Unterlagen im Einzelnen elektronisch geführt werden müssen, ist in § 8 Abs. 2 BVV aufgelistet. Diese Unterlagen sind dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder den Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Es ist jedes Dokument in einer separaten Datei abzuspeichern, d. h. mehrere Unterlagen dürfen nicht einer Datei zusammengefasst werden. Der Dokumenteninhalt muss orts- und systemunabhängig darstellbar sein. Erlaubt sind hierbei PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff. Zu beachten sind auch die Besonderheiten bei Unterlagen mit Unterschriftserfordernis. Siehe hierzu auch die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsberechnung nach § 9 BVV.
Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden. Der Antrag ist formlos und unter Angabe der Betriebsnummer bei dem für den Arbeitgeber zuständigen Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung zu stellen.