Unangemeldete Kassennachschau und ordnungsgemäße Kassenführung
Seit 1. Januar 2018 ist durch die Finanzämter nach § 146b Abgabenordnung (AO) eine unangemeldete Kassennachschau während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten möglich. Geregelt wurde dies durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Relevant ist es vor allem für besonders bargeldintensive Gewerke wie Bäcker, Fleischer, Konditoren, Textilreiniger oder Augenoptiker.
Nähere Informationen zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung und der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften finden Sie auf der Seite der Oberfinanzdirektion Karlsruhe.
Die Oberfinanzdirektion bezieht sich auf ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften.
Buchungen und sonstige erforderliche Aufzeichnungen sind demnach einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet festzuhalten.
Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht ergibt sich § 22 Abs. 1 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG). Er gilt nicht nur für Buchführungspflichtige, sondern auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG) ermitteln (Einnahmen-Überschuss-Rechner).
Dazu müssen alle steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle ebenso wie die mit dem Kassengerät elektronisch erzeugten Rechnungen in elektronischer Form in einem auswertbaren Format aufbewahrt werden. Sichergestellt wird diese sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht bei Registrierkassen durch den Einsatz elektronischer Kassentechnik, die die genannten Anforderungen erfüllt (zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen, sogenannte TSE).
Seit 1. Januar 2020 müssen Registrierkassen die Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorfälle durch eine zertifizierte, technische Sicherheitseinrichtung (Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitale Schnittstelle) schützen.
Am 31. Dezember 2022 endet die Übergangsfrist für nicht konforme Kassen, die zwischen dem 26. November 2010 und dem 31. Dezember 2019 gekauft wurden.
Als Sanktionierung für die Missachtung stehen nach § 379 AO Bußgelder von bis zu 25.000 Euro im Raum.
Das Bundesfinanzministerium hat für Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen einen Anwendungserlasses vom 30. Juni 2023 veröffentlicht, welche Angaben ein Kassenbeleg enthalten muss und welche Vorgaben bei der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu beachten sind. Das Dokument finden Sie rechts im Downloadbereich.
Die Anforderung an den Beleg finden Sie dort ab der Seite 22 unter dem Punkt 2.4.
Beachten Sie:
Eine Registrierkasse ist bislang keine Pflicht.
Als Alternative können kleine Betriebe auch eine offene Ladenkasse verwenden. Dafür ist es allerdings nötig, die Tageseinnahmen in einem Kassenbericht festzuhalten. Empfehlenswert ist zum Gegenrechnen ein Zählprotokoll.
Geplante Registrierkassenpflicht:
Anfang August hat die Bundesregierung einen Referentenentwurf zur Einführung einer Kassenpflicht vorgelegt. Der ZDH hat sich dazu bereits positioniert. Grund für den Referentenentwurf ist der Koalitionsvertrag. Darin hatte man sich auf die Einführung einer Kassenpflicht zum 1. Januar 2028 für Geschäfte mit einem jährlichen Umsatz von über 100.000 Euro, die Abschaffung der Bonpflicht sowie die schrittweise Einführung einer Akzeptanzpflicht von mindestens einer digitalen Zahlungsoption geeinigt.
Eine Registrierkassenpflicht soll es an einen Jahresumsatz von 100.000 Euro gekoppelt sein. Diese Grenze ist zu niedrig, da hierdurch sehr viele kleine Handwerksbetriebe erfasst wären. Der Schwellenwert für eine Registrierkassenpflicht sollte an den getätigten Barumsätze ausgerichtet und Ausnahmen für Betriebe mit nur geringen Barumsätzen geschaffen werden.
Durch den Referentenentwurf soll die Bonpflicht nicht ganz entfallen, sondern auf eine digitale Belegbereitstellungspflicht umgestellt werden, was zu erheblichen Kosten für elektronische Registrierkassen führt. Die papierne macht dies aber Belegausgabe nicht überflüssig, da Kunden weiterhin einen zivilrechtlichen Anspruch auf einen schriftlichen Beleg haben.
Weiterhin ist der Zeitraum für die technische Einführung bzw. Umsetzung der digitalen Belegausgabe sehr kurz. Eine Verschiebung des Anwendungszeitpunkts ist notwendig.
Das Vorhaben befindet sich im Gesetzgebungsverfahren. Sobald uns weitere Informationen vorliegen, informieren wir an dieser Stelle.
Beachten Sie zur ordnungsgemäßen Kassenführung:
Eine ordnungsmäßige Kassenführung ist insbesondere für bargeldintensive Betriebe von zentraler Bedeutung. Werden die Kassenaufzeichnungen im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder einer Außenprüfung als nicht ordnungsmäßig eingeordnet, drohen gravierende Steuernachzahlungen. Da die Umsetzung dieser Regelungen viele Anwender vor große Herausforderungen stellt, hat der ZDH eine Handreichung zur Kassenführung erarbeitet. Die überarbeitete Fassung der Handreichung vom Mai 2026 finden Sie im exklusiven Kundenbereich.
Im Downloadbereich finden Sie eine Arbeitshilfe zur Kassen-Nachschau.
Bei Fragen zur Kassenführung können Sie sich gerne an einen Betriebsberater in Ihrer Nähe wenden.
Das Bundesfinanzministerium bietet FAQs zur steuerlich korrekten Kassenführung an.