Seit 2023 für Arbeitgeber verpflichtend Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Seit dem 1. Januar 2023 erhält der Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nur noch auf elektronische Anfrage bei der jeweiligen Krankenkasse (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). Die Abfrage muss sich dabei konkret auf einen Mitarbeiter beziehen. Pauschale Abfragen unabhängig von der Anzeige einer Erkrankung durch den Arbeitnehmer werden von der Krankenkasse nicht bearbeitet.
Der Arbeitgeber muss auch die Karenztage berücksichtigten. Die Karenztage sind die Tage, an denen erkrankte Beschäftigte noch nicht zwangsläufig einen Arzt aufsuchen und eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen müssen. Ob und wenn ja, wie viele Karenztage den Mitarbeitern gewährt werden, hängt von den arbeits- oder tarifvertraglichen Regelungen ab. Müssen Arbeitnehmer bereits am ersten Tag der Erkrankung einen Arzt aufsuchen, so ist die Abfrage frühestens am zweiten Fehltag möglich. D. h. sinnvoll ist die Abfrage der Arbeitsunfähigkeitsdaten bei der Krankenkasse frühestens am ersten Tag nach dem Arztbesuch, da die AU-Bescheinigung nach dem Arztbesuch erst noch von der Arztpraxis an die Krankenkasse übermittelt werden muss.

Beispiel:

Gilt zum Beispiel die gesetzliche Regelung nach § 5 EFZG, so muss bei einer länger als drei Kalendertage andauernden Arbeitsunfähigkeit spätestens am (vierten Kalendertag bzw.) darauffolgenden Arbeitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegen. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) kann dann frühestens am fünften Tag der Arbeitsunfähigkeit vom Arbeitgeber bei der Krankenkasse abgefragt werden.

Bei folgenden Personen bzw. Einrichtungen bzw. in folgenden Fällen findet das elektronische Verfahren (noch) nicht statt:

• Privatärzte oder Ärzte im Ausland,
• privat krankenversicherte Arbeitnehmer
• Minijobber in Privathaushalten
• Vorsorge- und Reha-Einrichtungen
• Physiotherapeuten
• Beschäftigungsverbote
• Organspende
• Erkrankung eines Kindes
• stufenweise Wiedereingliederung ins Erwerbsleben

 Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfolgt hier weiterhin manuell.

Für geringfügig Beschäftigte erfolgt der Abruf auch bei der gesetzlichen Krankenkasse und nicht bei der Minijobzentrale.

Hinweise/Tipps:

• Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber nach wie vor unverzüglich seine Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer mitteilen.
• Es ist sinnvoll, den Arbeitnehmer zu fragen, ob es sich um eine Erst- oder um eine Folgeerkrankung handelt.
• Empfehlenswert ist zudem, die kranken Mitarbeiter um eine kurze Information zu bitten, wann der Arztbesuch stattgefunden hat.
• Die Beschäftigten sollten darauf aufmerksam gemacht werden, dass jeder Krankenkassenwechsel dem Arbeitgeber umgehend bekanntgegeben wird.
• Ein Abruf ist nur durch ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über sv.net (kostenloses Programm zum Herunterladen) möglich. 
  Achtung:
  sv.net wird durch ein neues Portal, das „SV-Meldeportal“ vollständig ersetzt. Am 4. Oktober 2023 wird das neue SV-Meldeportal freigeschaltet. Arbeitgeber, die sv-net verwenden, sollten sich für das neue Portal registrieren. In einer Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2023 kann das Vorläuferprodukt sv.net uneingeschränkt auch weiterhin genutzt werden. 
  Mehr erfahren Sie auf der Internetseite www.sv-meldeportal.de.
  Für den Fall, dass Sie bisher schon einen abrechnenden Dienstleister (z. B. Steuerberater) beauftragt haben, sollte geklärt werden, wer zukünftig die Abrufe bei der Krankenkasse tätigt.

Für weitere und nähere Informationen wenden Sie sich bitte an die zuständige Krankenkasse.

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